Samenwerken met een architect: zo verloopt het traject

Wie bouwt of grondig verbouwt, werkt vaak maanden of zelfs jaren samen met een architect. Een goede samenwerking begint met duidelijke afspraken over wat de architect doet, wanneer en tegen welke voorwaarden. Hieronder de fasen die een typisch traject doorloopt.

1. Kennismaking en programma

In een eerste gesprek vertel je wat je wilt: hoeveel kamers, welke sfeer, welk budget, welke timing. De architect bekijkt de woning of het perceel en stelt vragen. Neem foto's, voorbeelden en een eerlijke budgetinschatting mee. Hoe concreter je bent, hoe beter het eerste ontwerp aansluit.

2. De architectenovereenkomst

Leg de samenwerking vast in een schriftelijke overeenkomst. Vraag wat de opdracht precies inhoudt: ontwerp, vergunningsaanvraag, lastenboek, begeleiding van de aanbesteding, controle op de werf en oplevering. Spreek af hoe het ereloon berekend wordt en wanneer het betaald moet worden. Vraag ook naar de verzekering: wanneer een architect verplicht is, moet hij verzekerd zijn voor zijn tienjarige aansprakelijkheid.

3. Voorontwerp en ontwerp

De architect maakt een voorontwerp met schetsen en een eerste raming. Daarna volgt het definitieve ontwerp. Neem de tijd om plannen te begrijpen en stel vragen. Wijzigingen zijn in deze fase nog relatief eenvoudig. Later, als de vergunning er is of de werken bezig zijn, wordt elke wijziging duurder.

4. Vergunningsaanvraag

Voor vergunningsplichtige werken stelt de architect het dossier samen voor de omgevingsvergunning, die je aanvraagt via het Omgevingsloket. Na een positieve beslissing moet je de vergunning aanplakken. Je mag pas starten vanaf de 35ste dag na de aanplakking, omdat derden in die periode beroep kunnen aantekenen.

5. Lastenboek en offertes

De architect beschrijft in een lastenboek welke werken en materialen gevraagd worden. Met dat document vraag je offertes aan bij aannemers. Omdat iedereen op dezelfde beschrijving prijst, kun je de offertes eerlijk vergelijken. De architect helpt je die te analyseren.

6. Werfopvolging

Tijdens de werken controleert de architect of de uitvoering overeenkomt met de plannen en het lastenboek. Hij kijkt facturen na en adviseert bij onverwachte problemen. Spreek af hoe vaak hij op de werf komt en hoe je bereikbaar bent voor dringende beslissingen. Vraag ook of hij werfverslagen opmaakt.

7. Oplevering

Bij de oplevering loopt de architect samen met jou en de aannemer de werken na. Opmerkingen worden genoteerd en opgevolgd. Vanaf de aanvaarding van de werken begint de periode van tien jaar waarin architect en aannemers aansprakelijk zijn voor ernstige gebreken aan de stabiliteit en waterdichtheid van de ruwbouw.

Tips voor een vlotte samenwerking

• Communiceer beslissingen schriftelijk, ook als je ze eerst mondeling bespreekt.
• Bewaar plannen, verslagen en facturen in één map.
• Hou een buffer in je budget voor onvoorziene werken.
• Vraag uitleg als je iets niet begrijpt: dat is deel van de opdracht van de architect.
• Ga niet rechtstreeks met de aannemer wijzigingen afspreken zonder de architect te betrekken.

In een sleutel-op-de-deurproject werkt de architect vaak voor de promotor. De Orde van Architecten raadt dan aan om een onafhankelijke architect als raadgever te nemen, die jouw belangen verdedigt van de ondertekening van het contract tot de oplevering.